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電話は相手の表情が見えません。ですから、私たちの言葉遣いと声の表情がより重要になってきます。
相手の話す内容を正確に把握すると共に、要領よく相手に伝える話し方を心がけましょう。

そのために「5W1H」を意識することが大切です。When(いつ)、Where(どこで)、Who(だれが)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)をしっかり聞きましょう。

電話を受けるとき

①呼び出し音が鳴ったら、すぐ受話器をとる。
左手に受話器、右手にペンとメモ用紙を用意する。

②学校名を告げる
「○○中学校(の○○)でございます。」
 呼び出し音が三回以上鳴ったら「お待たせいたしました。」五回以上鳴ったら「大変お待たせいたしました。」と言う。

③挨拶する
相手が名乗ったら、挨拶する。「いつもお世話になっております。」
相手が氏名を言わなかったら、氏名を聞く。「恐れ入りますが、どちら様でいらっしゃいますか。」

④用件を聞く
用件はメモし、最後にメモ内容を復唱する。
伝言の場合は5W1Hをきちんと押さる。「○○さんは、○○のため今日は欠席ということですね。」

⑤誰かに取り次ぐ
学級担任等に取り次ぐときは、用件を聞いてからにする。
電話を保留にする。

⑥電話を切る
 挨拶して、静かに受話器を置く。
 かけた人から先に受話器を置くのが原則だが、相手が切ってから受話器を置くのがより丁寧。

とっさの一言

相手が名乗らないとき
「恐れ入りますが、どちら様でいらっしゃいますか。」

聴き取りにくいとき
「恐れ入りますが、よく聴き取れませんでしたので、もう一度おっしゃっていただけますでしょうか。」

誰かに代わるとき
「ただ今、担任の○○に代わりますので、少々お待ちください。」
(「○○先生」と言ってはいけない。校長先生等の場合も、単に「校長の○○に」と言う。)

「電話するように」伝えておくと言うとき
「たしかに○○にお電話するように申し伝えます。」

取り次ぎ相手がそこにいないのとき
 「ただ今、○○はあいにく部活の指導に出ております。○時には戻る予定ですが、お急ぎでいらっしゃいますか。」

取り次ぎ相手がそこにいるが電話に出られないとき
「申し訳ございません。○○は他の電話に出ております。まもなくおわりそうですので、このままお待ちいただいてもよろしいでしょうか。または、お急ぎでいらっしゃいますか。>」

伝言を聞くとき
「○○と申します。お差し支えなければ、私がご用件をうけたまわりましょうか。」